為全面反映醫院歷年經營和管理工作的內容，妥善完整地保存各類重要文件、資料，加強檔案管理工作的規范化、標準化、程序化，制定本制度。

1、適用范圍

本制度適用于醫院各類檔案的管理。

2、職責部門

2.1院辦（人事行政部）負責院級文件檔案的管理工作。

2.2部門（科室）指派專人兼任檔案管理員，負責部門（科室）檔案的日常管理工作。檔案管理人員變動須及時辦理交接并通知院辦（人事行政部）負責人。

2.3院辦（人事行政部）負責指導與監督各部門檔案管理的實施情況。

2.4部門（科室）負責人負責審批本部門（科室）普通文檔的借閱申請，其它文檔的借閱申請由總經理（院長）或指定負責人審批。

2.5機密文件借閱、所有文件的復制及銷毀申請由總經理（院長）或指定負責人審批。

3、檔案收集、歸檔

3.1凡醫院繕印發出的公文（含定稿和打印的原件與附件、批復請示、轉發文件等），原件一律由院辦（人事行政部）統一歸檔管理，發文復印件按規定由收文部門各自歸檔。

3.2各部門處理完畢或批存的文件材料，由部門文秘集中統一整理、歸檔。

3.3一項工作分別由幾個部門（科室）參與辦理形成的文件、決議，由主辦部門（科室）負責收集整理，交院辦（人事行政部）歸檔。

3.4部門（科室）組織召開的工作會議紀要與有關材料由本部門（科室）收集、歸檔。

3.5醫院召開的工作會議文件由院辦（人事行政部）收集、歸檔，并由會議組織部門（科室）指定專人將會議材料、聲像檔案等向院辦（人事行政部）辦理歸檔手續。

3.6醫院員工外出學習、考察、調研、參加上級單位召開的會議等公務活動需將文件歸檔的，應及時交院辦（人事行政部）歸檔。

4、檔案立卷

4.1檔案管理員應使用檔案盒（或文件夾）根據文件類型將檔案分別立卷，統一存放至檔案柜中。

4.2檔案立卷應使用歸卷用的“案卷類目”，“案卷類目”條文必須簡明確切。

4.3案卷類目編制原則：含醫院全稱和經辦部門全稱，按上（醫院全稱）、下（經辦部門全稱）排版；根據文字量，也可以按左（醫院全稱）、右（經辦部門全稱）排版。

4.4案卷類目名稱需根據4.3款標準，采用標黑一號字體打印，粘貼于檔案盒（或文件夾）左側距頂部3厘米處。

4.5歸檔的文件資料須按年度分別立卷，立卷必須核對歸檔文件的完整性、準確度，對存在缺陷的文件資料要責成有關人員收集齊全后再行立卷歸檔。

4.6歸檔文件應符合國家有關檔案管理的要求，目錄清楚、字跡工整、圖樣清晰，不得使用鉛筆、圓珠筆、純藍墨水筆和復寫紙復寫。

4.7部門（科室）經辦的文件原則上應于收、發文后一個月內完成歸檔；醫院每年6月份以前必須完成上年度全部文件資料的立卷歸檔工作。

5、檔案目錄編制

5.1檔案文件編號原則：A1A2A3A4-B1B2C1C2-D1D2其中A1A2為醫院代字（遵照《行文管理制度》附件《醫院簡稱對照表》），A3A4為兩位數年份號，B1B2為部門（科室）代字（大類）號，C1C2為文件類型（小類）號，D1D2為兩位數檔案序號。以上代字為漢字的，均用其拼音的首字母表示。例如：山西現代女子醫院的行政部為經辦部門，歸檔文件類型為2006年的通知，是此卷中的第7份文件，則檔號為：JX06-XZTZ-07。

5.2檔案管理員應在檔案盒（或文件夾）首頁位置設立《檔案目錄》。

5.3所有歸檔文件必須在首頁面右側用口取紙標記文件編號，并按順序將檔案信息登記在《檔案目錄》中，以便查閱。

5.4《檔案目錄》內容應包括目錄序號、文件編號、文件標題、頁數、發文單位、發文日期、經辦人、歸檔編號、備注等項目。

6、檔案保管權限、期限與類型

6.1檔案保管權限

6.1.1財務部檔案由財務部保存；

6.1.2人事部檔案由人事部保存；

6.1.3醫院證、章、信由總經理（院長）指定負責人保存；

6.1.4其它各類檔案由院辦（人事行政部）保存。

6.2檔案保管期限

6.2.1財務檔案應嚴格遵照國家有關規定的保管期限執行。

6.2.2醫院證、章、信及相關文件資料屬永久保存檔案。

6.2.3政府職能部門授予、發放的各種許可證書、等級證書、資格證書、獎狀、獎章、獎杯、錦旗等原件屬永久保存檔案。

6.2.4本醫院的歷史沿革、重要事項記載及反映本醫院重要活動的剪報、照片、錄音、錄像等屬永久保存檔案。

6.2.5普通文檔保管期限為3年至5年。

6.2.6文檔須于失效當日即刻銷毀。

6.3文檔的保存形式：

6.3.1文字性普通文檔分為文字與電子兩種方式保存。

6.3.2計算機存儲的涉密文件應采取加密保護措施，文件密碼由指定的文件保管人設定，并須將該文件路徑及密碼報院辦（人事行政部）備存，并保證其真實性。

6.3.3機密文檔以書面或實物形式保存。

6.4檔案類型

6.4.1行政檔案，包括：

營業執照正、副本，復印件；

法定代表人身份證（護照）（復印件）；

對內、對外收、發的《通知》、《決定》、《函》、《總結》、《報告》等各類正式公文；

各項重要活動的組織流程、領導講話稿、聲像圖片等相關資料；

各部門（含財務、醫務科室）現行的各項規章制度、規定、流程等；

院級會議的會議紀要、決議；

醫院年度（季、月、周）工作計劃匯總表；

《辦公房屋租賃合同》、或自置房屋產權證等固定資產檔案；

購置車輛所有權證、購置稅證、保險、行駛證（復印件）等車輛管理檔案；

對外簽訂的各類購買（租賃、服務）性質的合同文件；

其它應歸檔保管的文件、資料。

6.4.2人事檔案，包括：

全院員工個人信息資料（花名冊）；

勞動合同及協議；

考勤打卡數據；

工資、社保等薪酬相關資料；

招聘表格、人才庫等相關資料；

員工績效考核相關資料；

其它應歸檔保管的文件、資料。

6.4.3財務會計檔案，包括：

各類審計帳冊及報表；

各類會計帳冊及報表；

固定資產資料；

其它須保存文檔。

6.4.4藥械設備檔案，包括：

設備臺帳；

設備出廠合格證、使用說明書；

設備安裝、調試、驗收報告；

設備保修卡、保修協議及維修聯系方式；

設備運行維修、保養記錄；

設備更新改造記錄；

設備管理制度；

其它應保存的設備資料。

6.4.5醫療檔案，包括：

檔案內容由醫療管理部門提供。

7、檔案查閱與復制

7.1總經理有權查閱醫院所有檔案。

7.2部門（科室）負責人有權查閱本部門（科室）所有檔案。

7.3其他員工因工作需要應經過審批方可借閱有關檔案。

7.4文檔查（借）閱應在檔案保管部門（科室）進行登記，機密文檔及權限外查借（閱）須辦理審批手續。

7.5查（借）閱或復制除財務類、人事類以外的檔案須由院辦（人事行政部）負責人審批，并進行相關登記。

7.6查（借）閱或復制財務檔案、人事檔案須由總經理審批。

8、檔案的銷毀

8.1超過保管期限的檔案，由檔案管理員依據檔案保管期限每年3月前編制銷毀計劃及清單，由院辦（人事行政部）負責人審核無誤后報總經理審批。

8.2總經理審批同意銷毀計劃后，必須指派兩名（含）以上監銷人員監督檔案銷毀過程，并進行簽字確認。

8.3銷毀檔案清冊要妥善保管，并將所銷毀檔案在有關目錄中注銷。

醫院檔案管理制度模板最新篇2

檔案保管權限、期限與類型

1、檔案保管權限

1.1財務部檔案由財務部保存；

1.2人事部檔案由人事部保存；

1.3醫院證、章、信由院長指定負責人保存；

1.4其它各類檔案由辦公室保存。

2、檔案保管期限

2.1財務檔案應嚴格遵照國家有關規定的保管期限執行。

2.2醫院證、章、信及相關文件資料屬永久保存檔案。

2.3政府職能部門授予、發放的各種許可證書、等級證書、資格證書、獎狀、獎章、獎杯、錦旗等原件屬永久保存檔案。

2.4本醫院的歷史沿革、重要事項記載及反映本醫院重要活動的剪報、照片、錄音、錄像等屬永久保存檔案。

2.5普通文檔保管期限為3年至5年。

2.6文檔須于失效當日即刻銷毀。

3、文檔的保存形式：

3.1文字性普通文檔分為文字與電子兩種方式保存。

3.2計算機存儲的涉密文件應采取加密保護措施，文件密碼由指定的文件保管人設定，并須將該文件路徑及密碼報院辦公室備存，并保證其真實性。

3.3機密文檔以書面或實物形式保存。

4、檔案類型

4.1行政檔案，包括：營業執照正、副本，復印件；法定代表人身份證（護照）（復印件）；對內、對外收、發的《通知》、《決定》、《函》、《總結》、《報告》等各類正式公文；各項重要活動的組織流程、領導講話稿、聲像圖片等相關資料；各部門（含財務、醫務科室）現行的各項規章制度、規定、流程等；院級會議的會議紀要、決議；醫院年度（季、月、周）工作計劃匯總表；《辦公房屋租賃合同》、或自置房屋產權證等固定資產檔案；購置車輛所有權證、購置稅證、保險、行駛證（復印件）等車輛管理檔案；對外簽訂的各類購買（租賃、服務）性質的合同文件；其它應歸檔保管的文件、資料。

4.2人事檔案，包括：全院員工個人信息資料（花名冊）；勞動合同及協議；勤打卡數據；工資、社保等薪酬相關資料；招聘表格、人才庫等相關資料；員工績效考核相關資料；其它應歸檔保管的文件、資料。

4.3財務會計檔案，包括：各類審計帳冊及報表；各類會計帳冊及報表；固定資產資料；其它須保存文檔。

4.4藥械設備檔案，包括：設備臺帳；設備出廠合格證、使用說明書；設備安裝、調試、驗收報告；設備保修卡、保修協議及維修聯系方式；設備運行維修、保養記錄；設備更新改造記錄；設備管理制度；其它應保存的設備資料。

4.5醫療檔案，包括：檔案內容由醫療管理部門提供。

檔案查閱與復制

1、院長有權查閱醫院所有檔案。

2、病區、科室負責人有權查閱本科室所有檔案。

3、其他員工因工作需要應經過審批后可借閱有關檔案。

4、文檔查（借）閱應在辦公室進行登記，機密文檔及權限外查借（閱）須辦理審批手續。

5、查（借）閱或復制除財務類、人事類以外的檔案須由辦公室負責人審批，并進行相關登記。

6、查（借）閱或復制財務檔案、人事檔案須由院長審批。

檔案的銷毀

1、超過保管期限的檔案，由檔案管理員依據檔案保管期限每年3月前編制銷毀計劃及清單，由辦公室負責人審核無誤后報院長審批。

2、院長審批同意銷毀計劃后，必須指派兩名（含）以上監銷人員監督檔案銷毀過程，并進行簽字確認。

3、銷毀檔案清冊要妥善保管，并將所銷毀檔案在有關目錄中注銷。

醫院檔案管理制度模板最新篇3

1、會計檔案包括會計憑證、會計賬簿和會計報表等會計核算業務資料，必須嚴格按照財政部和國家檔案局制定的《會計檔案管理辦法》規定，進行科學管理，妥善保存，存放有序，查找方便。

2、財務處的全部會計檔案，由財務處長指定專人負責裝訂、整理及造冊，財務處長（或指定人員）負責保管一年，一年后移交檔案室保管。

3、對記賬憑證，應在每月終了10日內按編號順序裝訂成冊，裝盒保存。

4、每年終了20日內，要將全年所有賬簿集中整理，裝袋保存，將所有會計報表按順序裝訂成冊，妥善保存。

醫院檔案管理制度模板最新篇4

1、會計檔案是記錄和反映經濟業務的重要史料和證據，必須嚴格執行安全和制度，嚴防毀損、散失和泄密。

2、單位每年形成的會計檔案，由財務科負責整理立卷，裝訂成冊。當年會計檔案，在會計年度終了后，可暫由財務科保管一年。期滿之后，編造清冊移交檔案室保管。財務科不得自行封包保存。

3、會計檔案向外單位提供利用時，檔案原件原則上不得借出，如有特殊需要，須報上級主管部門批準。但不得拆散原卷冊，并應限期歸還。

4、各種會計檔案保管的期限：

（1）5年保管期：會計月、季報表

（2）15年保管期：總帳、明細分類帳；原始憑證和記帳憑證；會計移交清冊

（3）25年保管期：現金日記帳、銀行存款日記帳

（4）永久性保管期：會計年度決算報表；會計檔案保管，銷毀清冊；職工工資及獎金發放清冊。

5、會計檔案保管期滿，需要銷毀時，由檔案室提出銷毀意見，會同財務科共同鑒定，嚴格審查，編造會計檔案銷毀清冊，列明銷毀會計檔案的名稱。卷號、冊數、起止年度和檔案編號、應保管期限、銷毀時間等內容。報領導批準后方可銷毀。銷毀時，應由檔案室、財務科共同派員監督。監銷人在銷毀后必須在銷毀清冊上簽名蓋章，并將監銷情況報告領導。

6、會計檔案銷毀前，對本單位認為重要的會計資料，應復留存，以便備查。

醫院檔案管理制度模板最新篇5

一、綜合檔案室是本局檔案信息儲存、開發利用、服務交流的.中心，負責全局檔案管理的各項工作。

二、對全局的檔案工作實行監督指導。

三、負責檔案的接收、收集、整理、保管、統計、鑒定和提供利用等工作。

四、負責制定檔案管理工作的各項制度，并負責制度的貫徹執行，同時負責對本局各組室兼職檔案人員的考評工作。

五、負責綜合檔案室庫房的日常管理工作，嚴格按照“八防”的要求，保證檔案庫房的安全和衛生。

六、組織檔案管理人員進行業務學習和業務培訓，努力提高檔案管理人員的業務水平。

七、研究制定檔案管理現代化方案，努力實現全局檔案管理的現代化。

八、完成領導交辦的其他各項工作任務。

醫院檔案管理制度模板最新篇6

一、查閱利用本館開放檔案、資料者，須持身份證（或工作證、學歷證書）等有效證件，同時填寫查閱登記表；受他人委托者，還須出具他人上述任一證件（含復印、傳真件）及委托查閱申請書。

二、查閱重要的或密級檔案，按《檔案制度》辦理；查閱本職范圍外的.重要檔案，須經辦公室負責人批準；查閱珍貴檔案時，以復印件代替原件利用。

三、檔案、資料一般不外借。確因工作需要外借的，除出具所在單位證明外，()須經辦公室負責人或學校分管領導批準，并辦理外借手續（限5天內歸還）；若續借，需辦續借手續。

四、提供利用檔案時，按學校有關規定收費。

五、外國組織和人員利用開放檔案、資料，按國家有關規定辦理。

六、查閱利用檔案時不得隨意涂改、拆卷或損毀。本室工作人員對違規者，有權給予勸告、責令賠償或其它處置，直至追究法律責任。

七、未經主管校領導批準或辦公室授權，任何單位、個人無權公布檔案內容。

醫院檔案管理制度模板最新篇7

一、對未歸檔會計資料進行日常管理。

（一）要求對各崗位記帳憑證的編號、整理、裝訂等，提出規范化要求。

（二）每月終了，要整理各個崗位的會計憑證和資料，集中保管。

（三）年終辦完決算后，應按《會計檔案管理辦法》的要求，將全年的會計資料收集齊全，并做好整理、裝訂、編號登記、分類及歸檔等工作。

二、進行會計檔案的管理。

（一）調閱會計檔案，要嚴格辦理借閱手續。凡屬本單位人員調閱會計檔案，要經會計主管人員同意；外單位有關人員需調閱會計檔案，要有正式介紹信，經會計主管人員或單位領導同意，并登記調閱檔案名稱、日期、調檔人單位和姓名、調檔的事由及歸還日期等。

（二）負責以保存期滿的會計檔案進行銷毀工作。對保管期滿的會計檔案，要按《會計檔案管理辦法》規定，由財會部門會同檔案管理部門或管理人員共同鑒定，報經上級主管部門批準后，進行處理。對需銷毀的會計檔案，要填寫&39;會計檔案銷毀清冊&39;。銷毀時，由單位領導指定檔案管理部門和財務部門共同派員監督，并在銷毀清冊上簽名或蓋章。&39;會計檔案銷毀清冊&39;要長期保存，以便備查。

（三）會計檔案銷毀前，對本單位認為重要的會計資料，應復印留存。